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Forum - Sujet n°153
Sujet n°153 -  Gestion des adhérents
    - par CANVILLEYves le 03/10/2024 10:46

Bonjour à tous,
J'aimerai ouvrir une discussion sur le thème des cotisations.
Outre le fait que nous avons convenu qu'un fichier Excel serait envoyé à chaque association avec leurs adhérents soit 39 envois plus pour les adhérents individuels 17 soit 56 mails et fichiers à envoyer, bonjour le plaisir...
Au vu de la base sur Gestasso, je vous propose de laisser tomber la saisie sur ce logiciel et de le faire sur excel
Pourquoi :
  Parce que c'est une usine à gaz trop lourde qui nécessite  énormément de temps pour la saisie.
  S'il y a déjà des saisies réalisées il faut non seulement vérifier mais aussi dans un deuxième temps valider la cotisation de l'année sur un autre processus sur le logiciel, non content de tout cela il faut valider et vérifier les accès aux adhérents sur une autre partie de logiciel.
C'est-à-dire que l'on s'y prend à 3 fois.
Le seul intérêt de rester sur la gestion des adhérents par Gestasso c'est l'envoi de mail pour la lettre d'info et autres et sortir les cartes adhérents et pour le plaisir d'avoir Gestasso.
Mais c'est faux j'ai regardé on peut tout sortir avec Excel ou à partir d'Excel. (Fusion, envoi de mail, etc.)
Cela à aussi l'avantage que l'on est moins tributaire de Gestasso.
Et me direz-vous les listes qu'en fait-on ? et bien de toute façon les cotisations étant liées à la comptabilité, le fichier des cotisants sera rapproché de la compta ce qui les certifiera et certifiera la liste.
Autre point important, bien évidemment comme cela concerne des fonds financiers, une boite mail dédiée doit affectée aux adhésions des cotisants, style GMAIL ou autre mais qu'il n'y ait que le responsable des saisies, le président et le trésorier qui aient accès, la boite mail et ses historiques doivent être gérés par uniquement ces personnes. Cela évitera des nettoyages intempestifs.
Et puis les cartes adhérents, faut les faire imprimer, il suffit de porter le pdf par asso à un imprimeur, cela ne coûte pas grand-chose. Et ensuite coller un timbre ou cela nous condamne à partir dans des discussions sans fin avec les associations, je crois que dans le contexte actuel on a pas besoin de cela.
Faut pas créer des trucs complexes, alors qu'il n'a pas 10 000 adhérents.
De toute façon il y a le feu pour avancer, mais je ne vais pas faire comme les précédents responsables de la saisie y passer des jours dessus, car personnellement je n'ai pas ce temps à y consacrer.
Mais je vous suggère en cas de doute de faire 10 saisies sur une base test.
et vous verrez que 10 portés à près de 500 adhérents c'est pas mal.
Personnellement j'aurai vite tranché, je n'aime pas gâcher mon temps, mais la décision vous appartient.
Amicalement
Yves Canville

Réponse n° 1
    - par BRITTON le 03/10/2024 11:31

salut, çà me donne le sourire!
Quand je pense que je me suis fait "pourrir" alors que je disais que c'était un peu tordu, toi tu n'as que la moitié du boulot à faire!
Avant, l'histoire des numeros de cartes à 3 chiffres étaient à reporter à la main, et la mise en oeuvre des cartes en 3 étapes avec découpe à la main et collage divers.
Tu ne l'avais donc pas essayé en réel?
et ce qui reste fonctionne à condition que les membres envoient les bonnes infos.
Cordialement avec toi

Patrick


Réponse n° 2
    - par CANVILLEYves le 04/10/2024 15:27

Bonjour,

Je suis content d être celui qui fait renaître la bonne humeur et le sourire
Bref je n avais pas vu la complexité du système et puis avec du recul Que cela soit moi ou quelqu'un d'autre à moment donné il faut dire que compliquer les choses pour rien on ne peut demander de faire ce job à personne
Il ne faut pas oublier que l on a perdu 6 keuros dans cette histoire entre autre, cette année Faut plus suggérer une année  blanche car c etait je pense une folie
Et le prix de bien des choses et des projets s il y en avait
Et avec tout cela aucun volontaire pour remplir l usine à gaz
Alors la découpe des cartes que tu m as expliqué dimanche j aurai payé moi même l imprimeur
D où ma suggestion comme au chef qui donne des conseils et à qui tu tends la clef plate et tu lui dis fait
C est pour cela que j invite à faire 10 saisies sur base test à partir de zéro et avec la bonne procédure et après je suis sûr que l on fait sur Excel
Tout cela dit sans haine ni violence car cela n enlève pas le travail qui a été fait pendant un temps le site peut vivre comme cela encore un moment
Mais tout à une fin faut avancer
Et puis faut pas oublier que la 1ère motivation c est aller chercher des cailloux
Et donc que la Fédération avance avec des projets et les clubs
Amicalement

Yves Canville


Réponse n° 3
    - par GUENEAUDaniel le 07/10/2024 09:49

Bonjour,

Yves, ce que tu évoques à fait l'objet de beaucoup de discussions au sein du CA, et de décision pour la base.

Base de données ou fichier excell ? 

Le base de donnée offre l'avantage d'être pérenne dans le temps, et accessible à tous "ceux qui auront les droits". Pas de risque de perte lors d'un plantage d'ordinateur, ni de nécessité de deux copies au moins pour être sur.

Tous ceux qui se connectent ont la même info.

Le fichier excell, il n'y en n'a qu'un, chez une seule personne, et sauvegardé à quelle fréquence?

Si mes souvenirs sont bons, maintenant, comme nous avons abandonné les contributions, pour un adhérent existant, il n'y a qu'à modifier la date de fin de validité de la cotisation et enregistrer.

Pour un adhérent nouveau, il faut le créer bien sur et s'assurer de son accès au site et donc voir avec Paul.

Le fichier excell permet aussi hélas (j'ai beaucoup pratiqué) toutes les fausses manip imaginables. Sur la base, un seul adhérent est modifiable à la fois.

Revenir à excell, c'est un retour vers le passé.

Une seule personne à l'info à jour. Il faut donc te solliciter chaque fois qu'un message doit être envoyé aux adhérents pour être sur de las avoir tous. Ou, mettre le fichier dans le forum à chaque modif.

De toute façon, la lettre d'info ne sera plus envoyée du site, mais d'un ordinateur particulier, donc pas avec la marque FFAMP.

A mon point de vue, le fichier n'est pas la bonne méthode.

Belle journée

Daniel


Réponse n° 4
    - par BRITTON le 07/10/2024 11:41

bonjour,

tes arguments sont très pertinents, fruit d'une certaine expérience

patrick


Réponse n° 5
    - par GUENEAUDaniel le 07/10/2024 11:59

juste m'abonner


Réponse n° 6
    - par JEANPaul le 07/10/2024 12:00

Bonjour

Je ne comprend pas très bien ta dernière phrase:

"De toute façon, la lettre d'info ne sera plus envoyée du site, mais d'un ordinateur particulier, donc pas avec la marque FFAMP."

JeanPaul


Réponse n° 7
    - par GUENEAUDaniel le 09/10/2024 09:45

Bonjour Paul,

Dans l'hypothèse où la gestion des adhérents serait faite sur un fichier excell, comme semble le souhaiter Y C, le lettre d'infos serait envoyée via ce fichier puisque la base ne serait plus à jour.

C'est ce point base/fichier qui doit être tranché en 1er.

Moi j'étais resté sur (CA avant AG) base et j'envoyais les fichiers cartes aux assos. DD lors de l'AG a émis d'autres idées.

Il faut que déjà nous prenions une décision sur ces points. Le reste en découle.

Tu ne m'as pas dit pour les cartes envoyées depuis la base :

      je suppose qu'une fois que l'on aura inséré la photo sur la fiche adhérent, elle sera automatiquement sur la carte lors de "l'impression" de celle-ci. Donc travail la première fois.

      ensuite comment se fait l'impression (pdf) et l'envoi ?

      on imprime un groupe d'individus (assos) et on envoie un fichier global ?

       ou on peut imprimer et envoyer par mailing à chaque adhérent  ?

J'aimerais que tu nous éclaire sur ce point.

Merci, belle journée

      

Daniel


Réponse n° 8
    - par JEANPaul le 09/10/2024 10:48

Bonjour Daniel G

Regarde ce fil, j'avais répondu:

https://www.ffamp.com/thread.php?lng=fr&pg=3007&cat=1&id=1#R9

JeanPaul


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